Povinnost mít datovou schránku se od 1. 1. 2023 rozšířila na všechny podnikající fyzické osoby, tj. živnostníky, ale i lékaře, architekty, auditory, lékárníky apod. (jinak také OSVČ), a na všechny právnické osoby. Z právnických osob měly dosud ze zákona zřízenou datovou schránku jen ty zapsané v obchodním rejstříku (mj. i družstva včetně bytových družstev), ale nyní se povinně zřizuje i ostatním právnickým osobám. Datové schránky tedy nově dostávají zejména spolky, společenství vlastníků jednotek či nadace.

Zřízení povinné datové schránky

Od začátku ledna 2023 stát zasílá všem podnikajícím fyzickým osobám, které dosud datovou schránku zřízenou nemají, a osobám, které jsou členem statutárního orgánu právnické osoby dosud nedisponující datovou schránkou, doporučený dopis dodávaný do vlastních rukou výhradně jen adresáta obsahující přístupové údaje do datové schránky. Datová schránka se pak aktivuje (vznikne) při prvním přihlášení. Pokud jde o datovou schránku právnické osoby, aktivuje se prvním přihlášením první z osob, které jsou členy jejího statutárního orgánu (tedy například jakmile se přihlásí první ze tří členů výboru společenství vlastníků jednotek).

POZOR: datová schránka zřizovaná ze zákona se aktivuje i v případě, že se do ní nikdo nepřihlásil. Stane se tak po uplynutí 15 dnů od doručení zásilky s přihlašovacími údaji, nebo pokud si adresát zásilku nevyzvedl, od posledního dne 10denní úložní lhůty.

Doporučené dopisy s přístupovými údaji stát rozesílá oprávněným osobám od začátku ledna letošního roku a proces bude pokračovat až do konce března 2023. Pokud by některá z osob s povinně zřizovanou datovou schránkou nechtěla čekat, až na ni přijde řada, může o zřízení datové schránky požádat, například na některém kontaktním místě Czech POINT. Podrobné instrukce k žádosti o zřízení datové schránky jsou k dispozici zde.

Datová schránka – k čemu slouží?

Datová schránka je státem garantovaný nástroj elektronické komunikace, který nahrazuje papírové dopisy a je primárně určený k úřední komunikaci. Základní pravidlo datové schránky je, že s tím, kdo má zpřístupněnou datovou schránku, musí orgány veřejné moci (státní či obecní úřady, soudy…) komunikovat (až na drobné výjimky) výhradně prostřednictvím jeho datové schránky. To znamená, že taková osoba bude ve své poštovní schránce umístěné venku před domem nebo na adrese svého sídla nacházet výhradně soukromou poštu a téměř veškerá korespondence ze strany orgánů veřejné moci jí bude doručována elektronicky do její datové schránky.

Jinak je to s použitím datových schránek pro odesílání zpráv. Povinnost činit podání výhradně elektronicky například prostřednictvím datové schránky v tuto chvíli platí jen pro tzv. formulářová podání podle § 72 odst. 6 daňového řádu (daňové přiznání, hlášení, vyúčtování, přihláška k registraci apod.), a to navíc jen u těch osob, které mají datovou schránku zpřístupněnou ze zákona (nikoliv na žádost). Pro veškerou ostatní komunikaci s libovolným adresátem může ten, kdo má zpřístupněnou datovou schránku, nadále používat papírovou formu a tradiční poštovní služby.

Platí se za datovou schránku?

Zřízení datové schránky, ať už ze zákona, nebo na žádost, je zdarma. Také korespondence prostřednictvím datových schránek je pro uživatele bezplatná, jestliže je některou ze stran komunikace orgán veřejné moci.

Datové zprávy prostřednictvím datové schránky je možné zasílat i jiným osobám, pokud mají zpřístupněnou datovou schránku. Službu doručování takových zpráv prostřednictvím datových schránek provozuje exkluzivně Česká pošta s. p. pod označením „poštovní datová zpráva“ a za podmínek, které jsou včetně aktuálních ceníků k dispozici pod odkazem na stránkách České pošty.

Datovou schránku si lze navíc rozšířit o tzv. "datový trezor" nebo si aktivovat službu "SMS upozornění". Obě tyto doplňkové služby jsou zpoplatněné a provozované za podmínek uvedených zde.

Na co si dát pozor

-        Fikce doručení: Pro komunikaci prostřednictvím datové schránky platí, že nepřihlásí-li se do datové schránky její uživatel ani do deseti dnů ode dne, kdy byl příslušný dokument do jeho datové schránky dodán, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty[1]. Toto pravidlo platí jak pro doručování zpráv orgánů veřejné moci, tak i zpráv ostatních, k tomu viz blogový článek Vzorného Práva z loňského roku. S doručením zejména úředních listin bývají pravidelně spojeny závažné účinky – např. počátek běhu lhůty pro odvolání proti správnímu nebo soudnímu rozhodnutí apod., je proto velmi důležité datovou schránku pravidelně kontrolovat. Součástí nastavení datové schránky je možnost nechat si zasílat upozornění na novou doručenou zprávu do e-mailu, a je vhodné této funkce využít.

-        Automatické mazání doručených zpráv: Do datové schránky se vejde neomezené množství datových zpráv neomezené velikosti. Nicméně doručené zprávy zůstávají uloženy ve schránce pouze 90 dnů po doručení přihlášením, pak se automaticky smažou. Zprávy je možné ve schránce dlouhodobě uchovávat pomocí placené služby Datový trezor, podrobnosti zde.

-        Vaše přístupové údaje patří jen Vám: Zejména společenství vlastníků jednotek budou řešit faktickou obsluhu datové schránky – kdo a jak často ji bude otevírat a jak se bude s doručenými datovými zprávami nakládat. Přístup do datové schránky dostanou nyní automaticky všichni, kdo jsou členy statutárního orgánu SVJ (výbor SVJ nebo předseda SVJ). Pokud se SVJ dohodne na správě datové schránky se třetí osobou (typicky správní firma), je správným postupem zřídit pro příslušné pracovníky správní firmy přístup pro tzv. Pověřenou osobu. Podrobnosti v návodu zde.

-        Může se stát, že budete mít více než jednu datovou schránku: Každá osoba může mít jen jednu datovou schránku jednoho typu. Rozlišují se přitom různé typy datových schránek, jejich seznam najdete zde. Pokud jste tedy například v minulosti požádali o datovou schránku typu FO (pro fyzickou osobu) a zároveň jste OSVČ, dostanete nyní v období od ledna do března 2023 přístup do další datové schránky, a to typu PFO, určené pro podnikající fyzickou osobu. Datové schránky, byť zpřístupněné pro tutéž osobu, nelze sloučit. Při používání takových datových schránek je pak potřeba věnovat pozornost tomu, ve které datové schránce se zrovna nacházíte.

Další otázky?

Podrobné informace o datových schránkách získáte na samotném portálu datových schránek na adrese https://info.mojedatovaschranka.cz. Můžete zvolit zejména sekci Nápověda, O datových schránkách nebo Nejčastější dotazy.

Pro konkrétní otázky je zřízena telefonní linka nebo svůj dotaz můžete položit i prostřednictvím eporadny.

Nejčastější otázky a odpovědi shrnulo i Ministerstvo průmyslu a obchodu na stránkách zde.