Ohlašuje-li člověk změnu trvalého pobytu, musí mj. doložit oprávněnost užívání bytu. Tuto povinnost lze splnit např. předložením nájemní smlouvy k bytu. Podpisy smluvních stran na nájemní smlouvě nemusejí být úředně ověřeny, stačí, že je smlouva vyhotovena písemně. Zákon tedy nepožaduje, aby vlastník bytu výslovně souhlasil s přihlášením nájemce k trvalému pobytu; vychází se z toho, že když někomu přenechá byt k užívání, souhlasí tím i s přihlášením dané osoby, osob spolužijících a případně podnájemců k trvalému pobytu.

Je na nájemci, který úřadu předloží nájemní smlouvu, aby případně dokázal její pravost a správnost. Bude-li mít úředník pochybnost např. o pravosti podpisu pronajímatele (z jeho předchozí praxe mu je pronajímatelův podpis znám a ten na předložené nájemní smlouvě je odlišný), může ohlašovatele vyzvat, aby dokázal, že podpis je pravý – např. jeho dodatečným úředním ověřením, anebo uznáním pronajímatele, že jde o jeho vlastní podpis, které učiní před příslušným úředníkem.

Ujedná-li se v nájemní smlouvě, že se nájemce nesmí k trvalému pobytu na dané adrese přihlásit, nemá tento zákaz na možnost přihlásit se k trvalému pobytu žádný vliv– i nájemní smlouva, v níž bude takový zákaz obsažen, je i tak pro ohlášení trvalého pobytu dostatečným podkladem.

Takový smluvní zákaz ujednání nemůže mít ani žádný soukromoprávní následek, nepřihlíží se k němu a jde o ujednání tzv. zdánlivé Z porušení takového zákazu nemůže pronajímatel vyvozovat vůči nájemci žádné negativní následky (např. vypovědět nájem nebo žádat náhradu škody nebo jiné újmy).

Samozřejmě lze pochopit, proč k takovým ujednáním pronajímatelé sahají. Vlastníci mají obavu zejména z nájemníků-dlužníků. Jak bylo řečeno výše, trvalý pobyt je informací, s níž pracují exekutoři, a mnohdy jde tak i o první faktické místo, kde se snaží nalézt majetek dlužníka. Přistoupí-li exekutor k soupisu movitých věcí, které by mohly patřit nájemci, avšak ve skutečnosti mu nepatří, může trvat nepřiměřeně dlouho, než se vlastník domůže nápravy.

Navíc zrušení údaje o místu trvalého pobytu není tak snadné, jak se na první pohled zdá. Ohlašovna o zrušení údaje o místu trvalého pobytu rozhodne, pokud jsou splněny obě tyto podmínky:
a)      nájemci zaniklo užívací právo k objektu (domu, bytu) nebo jeho části, a
b)      nájemce tento objekt nebo jeho vymezenou část již neužívá.

Vyžaduje se tedy nejen zánik užívacího práva, ale i neužívání objektu. Nestačí, že vlastník-pronajímatel vypověděl nájem, ale musí též uplynout výpovědní doba a nájemce se musí skutečně odstěhovat. Stejně tak nestačí, že uplynula doba, na kterou byl nájem sjednán, nevyklidil-li nájemce byt a fakticky v něm stále bydlí.

Vlastník objektu musí zrušení údaje o trvalém pobytu ohlašovně navrhnout a prokázat, že výše uvedené podmínky byly splněny. Ohlašovna vede správní řízení a musí naplnění zákonných podmínek pro zrušení údaje o trvalém pobytu konkrétní osoby zkoumat. Pokud ohlašovna trvalý pobyt nezruší, přestože se vlastník domnívá, že doložil splnění obou podmínek, může se vlastník obrátit na správní soud.