Nejprve, co je datová schránka? Datovou schránku můžeme charakterizovat jako státem garantovaný nástroj elektronické komunikace, který nahrazuje papírové dopisy. Datové schránky jsou primárně určeny k úřední komunikaci. S tím, kdo má zřízenou datovou schránku, ať již povinně ze zákona nebo na vlastní žádost, musí orgány veřejné moci (státní či obecní úřady, soudy…) komunikovat (až na drobné výjimky) výhradně prostřednictvím této datové schránky.

Pro komunikaci, kterou majiteli datové schránky posílají orgány veřejné moci, platí již od počátku existence datových schránek tzv. fikce doručení, která zajišťuje, že se adresát nemůže doručení úředních listin a účinkům doručení svévolně vyhýbat. Platí, že nepřihlásí-li se do datové schránky její uživatel ani do deseti dnů ode dne, kdy byl příslušný dokument do jeho datové schránky dodán, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty. S doručením úředních listin bývají pravidelně spojeny závažné účinky – např. počátek běhu lhůty pro odvolání proti správnímu nebo soudnímu rozhodnutí a podobně.

Fikci doručení je možné prohlásit za neúčinnou, například poukazem na hospitalizaci uživatele v příslušné době doručení, která uživateli zabránila datovou schránku otevřít. Obrana však musí být podložena fakty a není zaručeno, že bude úspěšná. Mělo by být proto základním návykem každého uživatele svou schránku pravidelně kontrolovat, případně využít možnosti nastavit si v datové schránce zasílání e-mailových upozornění, že do schránky byla doručena nová zpráva, a schránku kontrolovat na základě takového upozornění.

Novela zákona účinná od 1. 1. 2022 rozšířila právě popsanou fikci doručení i mimo oblast doručování veřejných listin, a to na veškerou soukromoprávní korespondenci. Fikce doručení se tak nyní bude týkat například doručení výpovědi smlouvy o spolupráci mezi podnikateli nebo výzvy k zaplacení dluhu.

Uživatelé, kteří mají datovou schránku zřízenou na žádost, si ji mohou nechat deaktivovat, případně mohou ve své datové schránce deaktivovat doručování jiných než úředních listin. Značná část uživatelů však má svou datovou schránku zřízenou ze zákona a ti musí mít datovou schránku aktivní v plném rozsahu – jedná se zejména o všechny právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a také všechny orgány veřejné moci.

Od roku 2023 navíc budou mít datovou schránku ze zákona, tudíž povinně, zřízenou všechny právnické osoby, nejen ty zapsané v obchodním rejstříku (například SVJ či spolky), všechny podnikající fyzické osoby (všichni OSVČ) a všechny fyzické osoby, které budou mít prostředek „vydaný v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace“ – půjde například o občanský průkaz s čipem či bankovní identitu. Pouze posledně jmenovaní si budou moci datovou schránku z vlastní vůle opět deaktivovat.

Je zřejmé, že význam elektronické komunikace prostřednictvím datových schránek brzy ještě poroste. Správně zacházet s datovou schránkou je však důležité už nyní.